Anonymisierung
Bevor ein Käufer etwas sieht, ersetzen wir alles, was auf eine Person oder ein Unternehmen schließen lässt. Das geschieht in Rechenzentren in Deutschland oder direkt in Ihrer Infrastruktur.
- Drei Erkennungsstufen
- Gleichbleibende Pseudonyme, damit Vorgänge erhalten bleiben
- Prüfbericht für jede Freigabe
Sehr geehrter Herr Person0519,
laut Lieferschein zu Ihrem Auftrag AuftragA-1042 haben wir am Datumverschoben nur 40 statt 50 Kugelhähne erhalten. Bitte schreiben Sie uns die Differenz von 385,00 € auf das Konto IBAN03 gut.
Mit freundlichen Grüßen, Person0412, Einkauf, Firma0087, Tel. Telefon11
Drei Stufen der Erkennung
Jede Stufe fängt ab, was die vorige übersieht. Große Dokumente werden in Abschnitte geteilt, das Kontextmodell sieht trotzdem das ganze Dokument.
- Stufe 1
Muster und Prüfsummen
Regeln und Prüfverfahren finden strukturierte Angaben, die einem festen Format folgen.
- Stufe 2
Kompaktes Sprachmodell
Ein auf Personenbezüge abgestimmtes Modell erkennt Namen, Anschriften und Bezüge in Fließtext, auch in unüblicher Schreibweise.
- Stufe 3
Kontextmodell
Ein größeres Modell liest das ganze Dokument, prüft die bisherigen Treffer und findet indirekte Bezüge wie „die Filialleiterin in Aue“.
Was wir ersetzen
- Namen und Unterschriften
- Anschriften
- Geburtsdaten
- E-Mail-Adressen und Telefonnummern
- IBAN, BIC und Kontonummern
- Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer
- Kunden-, Personal- und Vertragsnummern
- Aktenzeichen
- Kfz-Kennzeichen
- Gesichter und Unterschriften in Scans
Gleiche Nummer, gleiches Pseudonym
Käufer brauchen zusammenhängende Vorgänge. Deshalb ersetzen wir eine Person oder Nummer in jedem System durch dasselbe Pseudonym.
Absender
Person0412
CRM
Ansprechpartnerin
Person0412
Buchhaltung
Freigabe Gutschrift
Person0412
Mehr als Schwärzen
Gleiche Pseudonyme über alle Systeme
Dieselbe Person oder Nummer wird überall gleich ersetzt. So bleiben Vorgänge verfolgbar.
Datumsversatz
Alle Datumsangaben eines Bestands werden um denselben Versatz verschoben. Abstände bleiben erhalten.
Seltene Werte vergröbert
Auffällige Einzelwerte, die eine Person verraten könnten, werden zusammengefasst oder entfernt.
Besondere Kategorien ausgeschlossen
Gesundheitsdaten, Personalakten und Berufsgeheimnisse nehmen wir heraus oder behandeln sie gesondert.
Prüfung durch Menschen
Vor jeder Freigabe prüfen wir eine Stichprobe von Hand. Das Ergebnis steht im Prüfbericht.
Zuordnung wird vernichtet
Die Tabelle zwischen Original und Pseudonym verlässt Deutschland nie und wird nach der Übergabe gelöscht.
Rechtlicher Hintergrund: Nach EuGH, Urteil vom 4. September 2025, C-413/23 P (EDSB/SRB), sind pseudonymisierte Daten für einen Empfänger nicht personenbezogen, wenn er die Zuordnung nicht mit vertretbarem Aufwand herstellen kann.
Wo die Daten verarbeitet werden
Sie entscheiden, ob die Originaldaten Ihr Haus verlassen.
In Deutschland bei Hetzner
- Rechenzentren in Falkenstein und Nürnberg
- Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert
- Eigene, abgeschottete Umgebung für jeden Bestand
- TLS 1.3 bei der Übertragung, AES-256 im Ruhezustand mit getrennten Schlüsseln
- Löschung nach der Übergabe, mit Löschbestätigung
Die ISO-Zertifizierung gilt für die Rechenzentren und Hosting-Dienste der Hetzner Online GmbH.
On-Premise in Ihrer Infrastruktur
- Die Anonymisierung läuft als Container auf Ihren Servern oder bei Ihrem IT-Dienstleister
- Originaldaten verlassen Ihr Netz zu keinem Zeitpunkt
- Nur der anonymisierte Export und der Prüfbericht gehen hinaus
- Wir richten ein und begleiten die Freigabe
Verträge und Nachweise
Für die Anonymisierung arbeiten wir als Auftragsverarbeiter. Die Entscheidung über Verwertung und Käufer bleibt bei Ihnen.
- Auftragsverarbeitungsvertragnach Art. 28 DSGVO, vor dem ersten Datenzugriff
- Verschwiegenheitsvereinbarungauch für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB
- Technische und organisatorische Maßnahmenauf Anfrage
- Prüfberichtfür jede Freigabe einer Probe oder eines Exports
- Löschbestätigungnach der Übergabe
Häufige Fragen
Wie zuverlässig ist die Erkennung?
Wir messen sie für jeden Bestand an einer von Hand geprüften Stichprobe und weisen das Ergebnis im Prüfbericht aus. Freigegeben wird erst, wenn die Stichprobe sauber ist.
Welche Formate verarbeiten Sie?
E-Mail-Archive (PST, MBOX, EML), Office-Dokumente, PDF auch als Scan, Tabellen, Datenbank-Exporte und Bilder. Gescannte Dokumente laufen vorher durch eine Texterkennung.
Wer sieht die Originaldaten?
Im Normalbetrieb niemand. Die Verarbeitung läuft automatisiert in einer abgeschotteten Umgebung. Administrativer Zugriff ist nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung und VPN möglich und wird protokolliert.
Trainieren Sie mit den Daten eigene Modelle?
Nein. Die Daten werden nur für die Anonymisierung und die vereinbarte Übergabe verarbeitet.
Ist das Ergebnis anonym oder pseudonym?
Während der Verarbeitung pseudonym, weil die Zuordnungstabelle existiert. Käufer erhalten sie nie, und nach der Übergabe wird sie gelöscht. Für den Käufer sind die Daten damit keiner Person mehr zuzuordnen.